Candidate Experience & Operations Associate (m/w/d)
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About this role
Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen.
Aufgaben
People & Prozess
- Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken
- Begleitung und Logistik von Hospitationen
- Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess
- Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort
- Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt
Automatisierung & Tech
- Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows)
- Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation
- Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen
- Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable)
Qualifikation
Must-have
- 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt
- Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst
- Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität
- Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten
- Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools
- Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+)
- Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement
Nice-to-have
- Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools
- Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM
- Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld
- Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil
Benefits
- Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an
- Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team
- Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot)
- Flexible Arbeitsgestaltung
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